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Productos y Servicios

dom digital

DOM Digital es un sistema en línea (ON LINE) que permite automatizar todo el proceso de Solicitud de Permisos de Edificación y de Urbanización, implementada y operativa desde el año 2009, permitiendo a los vecinos, arquitectos y empresas constructoras  tramitar vía internet sus solicitudes optimizando así los tiempos de ingreso y evaluación, ademas de los costos asociados a la tramitación en la Dirección de Obras Municipal (DOM).

ITSolutions S.A. ha generado un modelo de arriendo del sistema, el cual estará alojado en los servidores de Microsoft, lo que permite a la DOM hacer uso del sistema sin necesidad de incurrir en costos e inversiones en infraestructura, mantención y administración del sistema.

Actualmente en Convenio Marco habilitado para la compra directa. ID 1136400

Descripción y características funcionales de la solución

A continuación se detalla una serie de características y funcionalidades de la solución que describen su ámbito de trabajo.

· Permite al vecino, arquitecto, constructora y/o inmobiliaria  ingresar las solicitudes de permisos de edificación y urbanización, por internet, adjuntando digitalmente toda la documentación requerida para su revisión y tramitación.

· Permite a los usuarios de la DOM de la municipalidad, revisar toda la documentación de las solicitudes formulario y documentos adjuntos en linea.

· Permite redactar actas de observación y actas de rechazo automáticamente, registrando todas las observaciones del director de obras y el arquitecto revisor para llegar al acta final, permitiendo tener transparencia y trazabilidad en cada proceso de inicio a fin.

· Permite el autollenado de datos desde la solicitud a las actas de observaciones y rechazo como también al permiso final.

· Mantiene al propietario y a su arquitecto representante informado vía correo electrónico, con el estado de su trámite en todo momento.

· Permite la conexión a pago en línea en el caso que el municipio lo tenga activo (esto es opcional y no esta incluido en la implementación estándar debido a que se debe implementar de forma diferente en cada municipio)

· Permite al usuario cliente autentificarse para ingresar, entregándole un ambiente de trabajo en donde tiene la posibilidad de ir guardando un formulario de solicitud mientras consigue toda la información requerida. Además le permite subir en línea la documentación requerida en al acta de observaciones.

· Permite autorización/validación del propietario de la solicitud ingresada por el arquitecto.

· Permite agregar en los documentos finales la firma física escaneada del Director DOM, en actas observaciones y certificados.

· Además, entrega información estadística de solicitudes registrados por tipo, fecha, estado, incluso de productividad por tipo de servicio y por arquitecto asignado a cada proceso ademas de estadísticas por montos de ingreso real.

· DOM Digital es una solución que funciona 100% en línea, por lo que el municipio contratante del servicio no debe incurrir en costos adicionales de hardware, software, licenciamiento, seguridad, respaldos o administración, todo esta cubierto con el cobro mensual del servicio.

Flujo de Trabajo genérico y simplificado implementado

 

Beneficios

Beneficios a la Comunidad

La comunidad tiene beneficios directos referentes a las solicitudes de trámites que ejecutan:

· Ahorro de tiempo y costos para los vecinos, Arquitectos e Inmobiliarios,  tanto para evitar traslados como tiempos muertos.

· Aumenta la transparencia del estado de sus  tramites, contrastando información del Municipio y su Arquitecto.

· Información se comunica al arquitecto patrocinante y al propietario automáticamente  vía e-mail, todos los cambios de estados en las etapas del proceso.

· Agiliza los trámites de solicitudes de servicios, permitiendo iniciar el proceso vía Internet, e ingresando digitalmente toda la documentación requerida.

 

Conclusión (según estadísticas reales)

El tiempo de tramitación de expediente digital con el sistema y corresponsabilidad se reduce en un 80%  respecto de los expedientes presenciales

Beneficios de la Municipalidad

· Ahorro de tiempo (50%) para personal de la DOM, ingreso de la carpeta

· Eliminación de pérdida de antecedentes desde el expediente.

· Descongestión (30%) en la Unidad de Atención de Público.

· Mejora del servicio, entregando información oportuna, clara y certera del estado  de cada tramite.

· Eficiencia en la asignación de recursos humanos, permitiendo al encargado de la unidad, balancear la carga de cada funcionario y controlar los tiempos de respuesta en cada etapa.

· Aumento de la transparencia de la gestión municipal hacia la comunidad.

· Gestión de ingresos al manejar la información de pagos de derechos en línea.

· Información detallada de Gestión de la DOM en forma automática.

· Generación de base de registros digitalizados de la Dirección de Obras

· Generación automática de reportería y gráficos de gestión relacionado con las solicitudes procesadas.

Módulos que componen la solución DOM DIGITAL

El alcance de la implementación está acotado por los módulos de edificación y urbanización que actualmente están en funcionamiento en la municipalidad de Peñalolén y que se detallan a continuación. Estos formularios serán implementados en forma parcial como se describe en la propuesta de implementación.

Módulo de Edificación

Formularios de Permisos de Obra Menor

1.1 Solicitud de Permiso de Obra Menor

1.2 Permiso de Obra Menor

1.3 Solicitud de Recepción Definitiva de Obra Menor

1.4 Certificado de Recepción Definitiva de Obra Menor

1.5 Solicitud de Permiso de Obra Menor de Ampliación de Vivienda Social

1.6 Permiso de Obra Menor de Ampliación Social

1.7 Solicitud de Recepción Definitiva de Obra Menor de Ampliación de Vivienda Social

1.8 Certificado de Recepción Definitiva de Obra Menor de Ampliación de Vivienda Social

Formularios de Permisos de Edificación

2.1 Solicitud de Aprobación de Anteproyecto de Edificación

2.2 Resolución de aprobación de anteproyecto de edificación

2.3 Solicitud de Permiso de Edificación

2.4 Permiso de edificación

2.5 Solicitud de Modificaciones de Proyecto de Edificación

2.6 Resolución de modificación de proyecto de edificación

2.7 Solicitud de Recepción Definitiva de Obras de Edificación

2.8 Certificado de recepción definitiva de obras de edificación

Formularios de Solicitudes y Certificaciones Varias

5.6 Solicitud de Copropiedad Inmobiliaria

5.7 Certificado de Copropiedad Inmobiliaria

5.8 Solicitud de autorización de obras preliminares y/o demolición

5.9 Autorización de obras preliminares y/o demolición

Formularios Construcciones en Zonas Declaradas Afectadas por Catástrofes

8.13 Solicitud Regularización de Edificaciones dañadas a consecuencia de una catástrofe

8.14 Certificado de Regularización de Edificaciones dañadas a consecuencia de una catástrofe

Módulo de Urbanización

Formularios Subdivisión y Urbanización

3.1 Solicitud de Aprobación de Anteproyecto de Loteo

3.2 Resolución de aprobación de anteproyecto de loteo

3.3 Solicitud de Aprobación de: Subdivisión, Fusión, Urbanización, Loteo, Loteo con construcción simultánea, Loteo DFL N°2 con construcción simultánea

3.4 Resolución de aprobación de subdivisión o fusión

3.5 Resolución de aprobación de: loteo, urbanización, loteo con construcción simultánea, loteo dfl n° 2

3.6 Solicitud de Modificación de Proyecto: Modificación de proyecto de loteo, Loteo con construcción simultánea, Loteo DFL N°2 con construcción simultánea Y urbanización

3.7 Resolución de modificación de proyecto de: loteo, urbanización, loteo con construcción simultánea

3.8 Solicitud de Garantía de Obras de Urbanización

3.9   Certificado de obras de urbanización garantizadas

3.10 Solicitud de Recepción Definitiva de Obras de Urbanización

3.11 Certificado de recepción definitiva de obras de urbanización

Formularios División de Suelo y Condominios con Afectación a Utilidad Pública

4.1 Solicitud de Aprobación de División Predial con Afectación a Utilidad Pública

4.2 Resolución de aprobación de división predial con afectación a utilidad pública

4.3 Solicitud de Garantías de Obras de Urbanización: división predial con afectación a utilidad pública, copropiedad inmobiliaria con afectación a utilidad pública

4.4 Certificado de obras de urbanización garantizadas

4.5  Solicitud de Recepción Definitiva de Obras de Urbanización: División predial con afectación a utilidad pública, copropiedad inmobiliaria con afectación a utilidad pública.

4.6 Certificado de recepción definitiva de obras de urbanización

Este sistema esta concebido y construido de forma modular y estandar, para facilitar su incorporación en cada municipio no importando su tamaño, se definieron roles de trabajo y funcionalidades para estos roles, de esta manera permite que el sistema se adapte a la realidad de cualquier miunicipio no importando el numero de usuarios que compongan la unidad DOM y configurando la solución para que responda al flujo de trabajo particular de cada uno de ellos.

Roles y Usuarios

El sistema cuenta con los siguientes roles y usuarios

· Usuario: vecino, arquitecto,  empresa constructura, solicitante (usuario externo)

· Mesón: Atención de público (usuario del municipio)

· Arquitecto Revisor: Arquitecto revisor de la solicitud (usuario del municipio)

· Jefe de Edificación: Jefe del los arquitectos revisores (usuario del municipio)

· Director DOM: Director de Obras (usuario del municipio)